27/06/2023 - 4 Min Read

Rahasia Bisnis Sukses: Pahami Pengadaan Bahan Baku dalam Supply Chain!

Bisnis makanan membutuhkan dukungan rantai pasokan (supply chain) agar berjalan lancar. Pengadaan bahan baku dalam supply chain bisnis makanan dan minuman adalah salah satu faktor yang memengaruhi kesuksesan bisnis. Tanpa manajemen bahan baku berkualitas, kualitas produk dan layanan bisa menurun.

Sepenting apa pengadaan dan manajemen bahan baku dalam supply chain? Bagaimana menjaga agar kualitasnya tidak merosot? 

Pentingnya Pengadaan/Procurement dalam Supply Chain

Sumber : Envato

Pengadaan merupakan aspek penting dalam rantai pasokan karena menentukan kesuksesan bisnis.

Dalam proses pengadaan (procurement), kemampuan mendapatkan produk atau bahan spesifik sangat menentukan kesuksesan proses produksi. Pengadaan juga membantu perusahaan memproduksi barang atau menyediakan jasa secara konsisten.

Kesuskesan proses pengadaan juga menentukan tingkat kepuasan konsumen. Perusahaan jadi mampu menyediakan produk/layanan tertentu yang diminta konsumen tepat waktu. Hal ini penting dalam upaya mengembangkan bisnis serta menghadapi persaingan.

5 Poin Penting dalam Procurement Sukses 

Sumber : Envato

Kesuksesan proses pengadaan tergantung pada beberapa faktor penting, termasuk hubungan dengan para pemasok barang. Berikut beberapa poin penting yang harus diperhatikan demi menjamin kesuksesan procurement.

1. Kemampuan Komunikasi dan Negosiasi

Komunikasi dan negosiasi adalah soft skill penting dalam proses pengadaan. Tidak seperti pembelian (purchasing) yang sifatnya transaksional, pengadaan lebih mementingkan nilai jangka panjang untuk keuntungan perusahaan. Divisi pengadaan wajib menjalin komunikasi yang baik dengan para pemasok (atau calon pemasok).

Komunikasi bisa terjalin lewat berbagai cara, seperti networking, menghubungi secara langsung, meminta rekomendasi dari pemilik usaha serupa, bahkan berkunjung. Pemilik bisnis juga bisa memanfaatkan acara seperti seminar dan ajang bisnis lain untuk bertemu dengan vendor/pemasok potensial.

Selain komunikasi, divisi pengadaan harus bisa menerapkan kemampuan negosiasi. Kunci negosiasi suskes adalah menganalisis kepentingan kedua belah pihak, lalu berupaya mencari jalan tengah. 

2. Manajemen Waktu

Pengadaan dalam rantai pasokan terkait erat dengan manajemen waktu. Bayangkan jika produk atau bahan baku yang dibutuhkan terlambat datang padahal proyek harus segera dimulai! Menggunakan program manajemen digital bisa menjadi solusi untuk meningkatkan efisiensi agar proses pengadaan selalu tepat waktu.

Manajemen waktu juga berlaku dalam penyesuaian strategi ketika proses rantai pasokan terhambat oleh suatu hal. Misalnya, jika ada kecelakaan, bencana, atau hal tak terduga lain, perusahaan wajib menerapkan manajemen waktu ketika mengatasi masalah agar pasokan tidak terganggu.

3. Analisis Kondisi Terkini

Kesuskesan proses pengadaan bergantung pada analisis berbagai hal. Selain harga dan jenis barang, pelaku atau divisi pengadaan harus memahami tren pasar dan harga, kondisi ekonomi, permintaan konsumen, kejadian khusus seperti femomena cuaca, kondisi geografis atau bencana alam, dan faktor lain.

4. Analisis Kompetisi

Kesuksesan pengadaan menentukan keberhasilan dalam kompetisi. Perusahaan harus menganalisis hal-hal yang membuat pesaing mereka memiliki nilai lebih, lalu melakukan evaluasi terhadap pengadaan dan proses lainnya. Hal apa saja yang bisa ditingkatkan, diubah, atau dikurangi?

5. Strategi Pendanaan

Proses pengadaan membutuhkan pembiayaan yang efisien tanpa mengurangi kualitas rantai pasokan. Strategi pendanaan berperan penting karena menentukan jenis produk yang bisa diperoleh, kualitas, serta jumlah pasokan yang memadai untuk menggenjot proses produksi.

Tips Sukses Mengelola Stok dalam Supply Chain

Bagaimana sebaiknya proses pengelolaan supply chain berlaku?

Manajemen persediaan dan inventaris dalam supply chain bisnis makanan dan minuman menentukan kesuksesan proses pengadaan. Inilah cara menerapkan tips-tips manajemen untuk menciptakan kesuksesan proses pengadaan.

• Menerapkan Transparansi dalam Sistem

Manajemen proses pengadaan membutuhkan transparansi dalam setiap langkah. Contohnya adalah menyediakan data analitik, informasi vendor, dan rincian transaksi agar bisa diakses semua anggota tim procurement. Manajemen yang transparan membantu tim untuk fokus ke satu tujuan dan mengurangi risiko seperti pembayaran dobel atau kehabisan stok.

• Melakukan Optimasi pada Inventori

Optimasi inventori membantu meningkatkan efisiensi dalam mengatur stok pengadaan. Contohnya adalah menggunakan software manajemen untuk mencatat stok secara digital, melakukan tracking secara konsisten, serta membuat kategori inventori yang lebih rinci dan akurat.

• Terapkan Manajemen Risiko secara Konsisten

Manajemen risiko harus selalu menjadi patokan untuk semua langkah dalam proses pengadaan. Dalam bisnis makanan dan minuman, manajemen risiko termasuk kepatuhan terhadap aturan pemerintah, standar kesehatan dan kebersihan, aturan terkait keselamatan pekerja, hingga penggunaan bahan baku dan bahan kimia tertentu.

• Lakukan Review secara Berkala

Review berkala dilakukan untuk menganalisis risiko, hambatan, dan hal-hal yang berdampak positif pada pengadaan bahan baku. Menggunakan software digital dengan data terpusat memudahkan review dan pelaporan. Hasilnya digunakan untuk evaluasi dan meningkatkan kinerja bisnis.

• Lakukan Manajemen Vendor

Kegiatan manajemen ternyata juga perlu dilakukan terhadap vendor! Dalam manajemen vendor, pihak pengadaan melakukan evaluasi dan pembaruan terhadap kontrak, negosiasi, penilaian kinerja, serta manajemen risiko terkait pihak ketiga yang memasok stok. Pemilik usaha sebaiknya juga memiliki jaringan vendor sebagai solusi jika vendor yang biasanya tidak bisa memenuhi standar.

Manajemen vendor dilakukan secara berkala sebagai bagian dari audit dan evaluasi bisnis. Akan tetapi, manajemen juga bisa dilakukan jika vendor gagal membantu perusahaan mencapai target pengadaan atau melanggar kontrak.

Demikianlah sekilas informasi mengenai pengadaan bahan baku dan supply chain. Semoga bisa membantu kamu dalam mengembangkan bisnis agar bisa menjadi besar.

Bagi kamu yang ingin merancang masa depan lebih baik, jangan ragu mengelola bisnis dengan memanfaatkan ALAMI. ALAMI akan membantu kamu memulai usaha mandiri sesuai syariat Islam.

ALAMI hadir sebagai solusi finansial P2P yang akan mempertemukan pemilik dengan penerima dana dalam satu platform. Tak perlu cemas karena sistem pembiayaan syariah ini diakui dan diawasi OJK.

Kehadiran ALAMI memberikan kamu kemudahan untuk membangun bisnis, dan pembiayaan untuk bisnismu menjadi lebih besar. Ayo segera ikuti pembiayaan di P2P Lending Syariah ALAMI.