Bagi kamu yang akan memulai usaha baik itu skala mikro, kecil dan menengah pasti akan menemui istilah-istilah akuntansi yang belum pernah kamu dengar. Khususnya bagi kamu yang berlatar belakang pendidikan bukan manajemen bisnis. Salah satu istilah yang akan kamu sering dengar adalah invoice. Apa itu invoice?
Sebelum kita membahasnya secara detail, invoice penting bagi kamu dalam menjalankan usaha bisnis. Dengan invoice kamu dapat mengetahui barang apa saja yang telah dan akan dibeli. Tanpa berpanjang-panjang lagi ayo kita bahas apa itu invoice?
Apa itu Invoice?
Dikutip dari situs pendidikan investasi yang berpusat di New York, Amerika Serikat, Investopedia, disebutkan invoice adalah dokumen komersial yang mencantumkan rincian waktu dan catatan transaksi antara pembeli dan penjual. Apabila jual beli dilakukan secara kredit, dalam invoice biasanya akan tertera persyaratan kesepakatan dan metode pembayaran.
Invoice biasanya memiliki pengidentifikasi unik yang disebut nomor faktur atau nomor invoice yang berguna untuk referensi internal dan eksternal. Invoice juga berisi informasi kontak untuk penjual atau penyedia layanan jika terjadi kesalahan terkait penagihan.
Pada umumnya, invoice dibuat sebanyak tiga rangkap, satu untuk pembeli, yang ke-2 disimpan oleh penjual sebagai lampiran penagihan, dan yang ke tiga disimpan di dalam buku faktur atau pencatatan. Dalam pembuatan invoice tidak ada format khusus, tapi ada beberapa komponen yang tidak boleh terlewatkan untuk dicantumkan.
Apa saja?
- Nama pelanggan sebagai tujuan penagihan
- Identitas penjual
- Nomor invoice
- Daftar barang yang dibeli, termasuk jumlah pemesanan, harga satuan, total tagihan, dan jumlah pajak yang harus dibayar
- Diskon dan biaya pengiriman (bila ada)
- Sistem pembayaran. Jika pembayaran dilakukan secara transfer rekening bank, sebagai penjual kamu perlu mencantumkan nomor rekening perusahaan.
Mungkin pembuatan invoice ini bagi sebagian orang mirip dengan nota, bon atau kwitansi. Padahal jenis-jenis itu memiliki fungsi yang berbeda. Seperti yang telah dijelaskan di atas, invoice adalah sebuah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran di kemudian hari yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli.
Sementara itu, kwitansi merupakan tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan dibubuhi tanda tangan penerima uang. Jadi, kwitansi akan diberikan setelah adanya penyerahan sejumlah uang.
Fungsi Invoice
Bagi setiap usaha atau perusahaan invoice sangat penting. Sebab, invoice dapat memudahkan perusahaan menghitung dan menjadi bukti seluruh transaksi pada pembukuan. Invoice juga bertujuan sebagai kuitansi bagi pembeli dan juga sebagai dokumen akuntansi sebuah perusahaan. Berikut beberapa fungsi invoice:
- Sebagai bukti pembayaran
Bagi pelanggan tentu perlu adanya bukti pembayaran ketika membeli barang atau produk suatu perusahaan. Bukti pembayaran ini digunakan sebagai dokumen instruksional yang membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan sebelumnya.
Invoice dibuat karena tagihan atau pembayaran yang cukup besar sehingga sangat dibutuhkan sekali bukti pembayarannya. Jika sewaktu-waktu terjadi hal yang tidak diinginkan maka invoice ini adalah sebagai buktinya.
- Sebagai Dokumen Perusahaan
Bagi perusahaan tujuan dibuat invoice adalah untuk memudahkan pembukuan akuntansi juga sebagai bukti dokumen dari penjualan barang atau jasa. Perusahaan yang kredibel tentu menyimpan bukti arsip keuangan yang rinci. Jika suatu saat dibutuhkan akan ditemukan dengan mudah. Selain sebagai arsip juga berguna untuk memudahkan dalam perhitungan akuntansi keuangan.
- Bukti untuk Laporan Pajak
Setiap perusahaan pasti akan membayar pajak setiap tahunnya. Invoice adalah salah satu bagian yang tak terpisahkan untuk pelaporan pajak.
- Sebagai Bukti Jika Terjadi Kesalahan
Misalnya saja saat pengiriman barang tidak sampai tujuan, invoice ini berguna untuk memeriksa kembali barang pengiriman dan jumlah tagihan yang diberikan.
Jenis-jenis Invoice
Ada 3 jenis invoice yang paling banyak digunakan dalam bisnis atau di perusahaan. Berikut ini 3 jenis invoice disertai penjelasannya.
- Invoice biasa
Invoice biasa banyak ditemukan dalam transaksi sehari-hari karena bentuk dan sifatnya yang sederhana. Invoice biasa hanya memuat mengenai rincian item yang dibeli/pesan, jumlah, harga satuan barang/jasa, serta total harga yang harus dibayar.
- Invoice konsuler
Invoice konsuler merupakan faktur yang diberikan saat melakukan transaksi internasional. Jika kamu mempunyai aktivitas bisnis ekspor-impor harus dilengkapi dengan invoice jenis ini. Dalam praktiknya, invoice konsuler harus disahkan serta mendapat izin dari negara yang menerima impor dan kedutaan negara asal pengekspor.
- Invoice proforma
Invoice jenis ini bisa disebut sebagai invoice sementara. Sebab, invoice ini digunakan untuk pengiriman secara bertahap. Setelah seluruh barang yang dipesan/dibeli dikirim secara keseluruhan, maka penjual akan mengganti invoice proforma dengan invoice biasa.
Invoice Sebagai Instrumen Investasi
Banyak orang yang belum memahami dan mengetahui bahwa invoice bisa sebagai alat untuk investasi. Bagaimana caranya? ALAMI telah menulis tentang hal ini di artikel sebelumnya. Kamu bisa baca artikelnya yang berjudul Memahami Invoice Financing Sebagai Salah Satu Produk Investasi Syariah.
Jika sudah mengerti mengenai investasi invoice financing yang dijelaskan melalui artikel di atas, sudah saatnya kamu ikut pengembangan keuangan di ALAMI. Mengembangkan keuangan di ALAMI, uangmu akan dikelola untuk pendanaan bagi UMKM yang sedang berkembang di Indonesia, kamu akan mendapatkan ujrah atau imbal hasil setara hingga 14-16% p.a. Ayo segera download aplikasi ALAMI mobile app di
untuk memulai investasi invoice financing.
